Hausverwaltungssoftware,
die weiß, was am Objekt passiert.
Software für Hausverwaltung – Miete und WEG in einer App: Betriebskosten- und Heizkostenabrechnung, SEPA und Mahnwesen, Eigentümer- und Mieterportal, DATEV für den Steuerberater. Dazu der Rundgang von heute Morgen, das Ticket mit Foto und der Zählerstand vom Hausmeister — in derselben Akte. Bezahlt nach Einheiten, ab 9 € im Monat, und die Altunterlagen liest eine KI ein, statt dass jemand sie abtippt.
Gezeichnete Beispielansicht – keine Kundendaten.
Jede Hausverwaltungssoftware kann abrechnen. Keine weiß, was am Objekt passiert ist.
Die etablierten Programme kommen aus der Buchhaltung. Sie führen Konten, verteilen Kosten und drucken die Abrechnung – und das können sie gut. Was sie nicht können: Ihnen sagen, ob der Gehweg am Dienstag geräumt wurde, wer den Zählerstand abgelesen hat oder ob das Ticket aus dem dritten Stock erledigt ist. Dafür telefonieren Sie mit dem Hausmeisterbetrieb, und am Ende steht Ihr Wort gegen seines.
Hier liegt beides in derselben Datenbank. Die Hausmeister-App, mit der Ihr eigener Betrieb oder Ihr Dienstleister arbeitet, schreibt direkt in Ihre Objekte: jeder Einsatz mit Uhrzeit und bestätigtem Standort, jeder Mangel mit Foto, jeder Zählerstand mit Datum und Ableser. Sie fordern nichts an – es steht schon da, wenn Sie die Abrechnung machen.
Der Zählerstand kommt aus der App des Ablesers, nicht aus einer Liste, die jemand abtippt. Wer ihn bestreitet, bekommt Datum, Uhrzeit und Foto.
„Wurde im Januar überhaupt geräumt?" ist in der Versammlung keine Diskussion mehr, sondern ein Blatt mit neun Einsätzen, Foto vorher und nachher.
Er meldet im Portal mit Foto, sieht den Stand selbst – gemeldet, in Bearbeitung, erledigt – und ruft nicht bei Ihnen an, um zu fragen.
Am Schreibtisch arbeiten Sie im Browser, ohne Installation. Am Handy legen Sie sich dieselbe Anwendung über „Zum Startbildschirm“ als Symbol ab – danach verhält sie sich wie eine App, mit Push-Nachrichten bei neuen Tickets und Meldungen, und PDFs öffnen seit dem 19. September auch am iPhone. Für Sie als Verwalter gibt es dort die Ansicht „Unterwegs“: suchen, ein Objekt aufrufen, einen Zählerstand eintragen, ein Foto anhängen. Wer draußen ist – Hausmeister, Ableser, Mieter – öffnet dieselbe Anwendung, und was dort eingetragen wird, steht eine Sekunde später in Ihrer Akte. Im App Store finden Sie uns nicht, und das bleibt so: Ein Store-Eintrag bringt eine Verwaltung keinen Schritt weiter, kostet aber bei jeder Änderung Tage.
Ehrlich dazu: Wenn Sie nur abrechnen und die Betreuung Sie nichts angeht, ist das hier kein Vorteil, sondern Ballast. Für einen privaten Vermieter mit wenigen Wohnungen haben wir das getrennt aufgeschrieben — Hausverwaltungssoftware für private Vermieter, ab 9 € netto, mit der ehrlichen Antwort, wann eine Tabelle reicht.
Vom Exposé bis zum Übergabeprotokoll
Eine Mietverwaltung wird nicht an der Abrechnung gemessen, sondern an den zwei Wochen um einen Mieterwechsel. Der ganze Weg liegt in derselben Akte:
- Vermieten. Exposé als PDF aus den Daten der Einheit. Interessenten bekommen einen Link zur Selbstauskunft — ohne Login und ohne Konto, denn wer sich für eine Wohnung registrieren muss, bewirbt sich nicht. Besichtigungstermine stehen am Objekt, und aus der Zusage wird der Mietvertrag, ohne dass jemand Namen und Adressen ein zweites Mal tippt. Die Daten der Abgelehnten werden nach DSGVO gelöscht, nicht aufbewahrt.
- Verwalten. Ein aktiver Vertrag je Einheit — Doppelvermietung ist gesperrt, nicht nur gewarnt. Kaution mit Anlageart, Verzinsung und Abrechnung beim Auszug nach den Fristen des § 551 BGB. Kündigung mit Fristenrechner und Zustellnachweis. Mieterhöhung nach Vergleichsmiete mit Kappungsgrenze, Staffel, Index oder Modernisierung, jeweils als fertiges Schreiben.
- Übergeben. Das Übergabeprotokoll entsteht am Handy in der Wohnung: Räume, Zählerstände, Schlüssel, Fotos, zwei Unterschriften auf dem Display. Das PDF geht noch im Treppenhaus per Mail an den Mieter. Der Zählerstand aus diesem Protokoll ist derselbe, der ein Jahr später in der Abrechnung steht — das ist der Grund, warum die Anfechtung meistens entfällt: Sie muss ihn nicht suchen.
Was fehlt, damit Sie es nicht selbst herausfinden müssen: keine Schnittstelle zu ImmoScout oder Immowelt — das Exposé gibt es als PDF, das Einstellen bleibt Handarbeit. Und die Selbstauskunft ist ein Fragebogen, keine Schufa-Abfrage.
Die Fragen, die ein WEG-Verwalter zuerst stellt
Wie übernehme ich eine Gemeinschaft?
Mit einer Checkliste nach § 675 BGB und Anfangsbeständen: Salden je Eigentümer und Stand der Erhaltungsrücklage zum Stichtag. Wer die Gemeinschaft später abgibt, bekommt sie als Übergabepaket wieder heraus — dieselbe Struktur in beide Richtungen.
Hält die Versammlung?
Die Einladung prüft die Ladungsfrist, bevor sie herausgeht. Tagesordnung, Protokoll und die Beschlusssammlung nach § 24 Abs. 7 WEG entstehen als PDF; Beschlüsse tragen ihre Anfechtung mit. Eine beschlossene Jahresabrechnung ist danach unlöschbar.
Und wenn niemand kommen kann?
Umlaufbeschluss und virtuelle Versammlung laufen über das Portal auf loyali.de: Abstimmung nach Köpfen, Miteigentumsanteilen oder Objekten, Vollmachten inbegriffen. Der Verwaltervertrag ist dort einsehbar — die Frage „was steht eigentlich drin" kommt dann nicht mehr in der Versammlung.
Wie rechne ich mein Honorar ab?
Die Verwalterrechnung an den Eigentümer läuft in einem eigenen Nummernkreis, getrennt von allem, was durch die Objektkasse geht. Bezahlte Rechnungen sind unlöschbar. Hausgeld und Miete mahnt dasselbe Mahnwesen, mit Stufen, Gebühren und Fristen.
Von der Verwaltung mit zwölf Wohnungen bis zum Bestand mit 1.500 Einheiten
Mietverwaltung – Vermieter mit Mietern – und WEG-Verwaltung – Eigentümergemeinschaften mit Hausgeld, Versammlung und Beschlüssen – laufen je Objekt einstellbar in derselben Software für Immobilienverwaltung. Bezahlt wird nach Einheiten; das Büro legt so viele Mitarbeiter an, wie es braucht. Die App ist neu: Live sind heute wenige Verwaltungen, und das sagen wir, statt Zahlen zu erfinden.
Der Wechsel scheitert am Abtippen. Deshalb tippt hier niemand.
Der Grund, warum Verwaltungen bei ihrer alten Software bleiben, ist nicht die Software – es sind die 400 Verträge, die jemand neu eingeben müsste. Die KI-Datenübernahme nimmt die Unterlagen, wie sie sind.
- 1
Unterlagen hineinwerfen
Was die alte Verwaltung übergibt – Excel, CSV, PDF, ein ganzer ZIP-Ordner mit Verträgen, Abrechnungen, Protokollen, Policen – kommt in den Reiter Import.
- 2
Die KI sichtet
Sie liest Tabellen und Dokumente, erkennt Objekte, Wohnungen, Mieter, Eigentümer, Beträge und Fristen und ordnet sie zu.
- 3
Sie fragt, statt zu raten
Wo etwas unklar ist – zwei Schreibweisen für dieselbe Wohnung, ein Betrag ohne Zeitraum –, fragt sie in einem Gespräch nach, in deinen Worten.
- 4
Du übernimmst
Vorschau, Korrektur, übernehmen. Ein Beispiel-ZIP zum Ausprobieren liegt in der App.
Geprüft mit erfundenen Unterlagen einer Verwaltung, nicht mit echten Kundendaten. Wie lange eine Übernahme dauert, hängt am Bestand – wir nennen keine Zahl, die wir nicht gemessen haben.
Was in der Hausverwaltung drin ist
Mietverwaltung
Objekte mit mehreren Straßen, Einheiten vom Stellplatz bis zum Gewerbe, ein aktiver Vertrag je Einheit – Doppelvermietung ist gesperrt. Kaution mit Verzinsung und Abrechnung beim Auszug, Kündigung mit Fristenrechner und Zustellnachweis, Mieterhöhung nach Vergleichsmiete, Staffel, Index oder Modernisierung – jeweils mit Schreiben als PDF.
WEG-Verwaltung
Miteigentumsanteile, Hausgeld aus dem Wirtschaftsplan, Erhaltungsrücklage mit Stand, Jahresabrechnung mit Einzelabrechnung je Eigentümer. Versammlung mit geprüfter Ladungsfrist, Protokoll und Beschlusssammlung nach § 24 Abs. 7 WEG. Eigentümer stimmen online ab – nach Köpfen, Anteilen oder Objekten.
Betriebskosten- und Heizkostenabrechnung
Umlageschlüssel je Verwaltung, je Objekt abweichend nach Beschluss. Eingangsrechnungen mit Kennzeichen umlagefähig und § 35a je Position. Heizkosten nach HeizkostenV selbst gerechnet – 30/70 oder 50/50, Warmwasser, CO₂-Aufteilung – oder die Messdienst-Abrechnung per KI eingelesen. Ein KI-Prüfer liest die fertige Abrechnung gegen, bevor sie rausgeht.
Sollstellung, SEPA, Mahnwesen
Sollstellung zum Monatsersten, anteilig bei Ein- und Auszug. SEPA-Lastschrift mit Mandaten und pain.008-Datei fürs Online-Banking, Zahllauf als pain.001. Mahnstufen mit Gebühren und Fristen, Vorschläge täglich – für Miete und Hausgeld gemeinsam.
Bank, E-Rechnung, DATEV
Konten je Objekt oder Firma, Umsätze per CAMT-Datei oder Qonto-Anbindung, Abgleich gegen Sollstellungen und Rechnungen. E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) aus dem Postfach, KI liest PDF-Belege, zweistufige Freigabe. DATEV-Buchungsstapel je Objekt und Zeitraum, Jahrespaket für den Steuerberater.
Eigentümer- und Mieterportal
Auf loyali.de: Dokumente, Abrechnungen mit Belegeinsicht, Konto und Zahlungen, Zählerstand mit Foto melden, Schäden mit Foto melden, Kündigung digital mit Unterschrift, SEPA-Mandat online, monatliche Verbrauchsinformation, WEG online.
Dokumente, Fristen, Post
Ablage je Objekt, Einheit und Eigentümer mit KI-Klassifizierung beim Upload. Fristenwächter für Abrechnungs-, Einwendungs- und Kündigungsfristen, Kautionen, Versicherungen, Verträge. Rundschreiben über Portal, E-Mail und Briefdienst-ZIP. Belegeinsicht mit Termin und Protokoll.
Tickets, Dienstleister, Hausmeister
Störungen als Ticket mit Fotos, Fachbereich und Frist. Dienstleister mit Auftrag per Link ohne Account, Angebote von mehreren Firmen, Nachweispflichten mit Ablauf. Eigene Hausmeister für 19 € je Zugang mit der Hausmeister-App – Rundgänge, Zähler, Schlüssel, Winterdienst, Zeiten.
KI-Agenten, alle im Abo
Datenübernahme aus Altunterlagen, Postfach-Sortierung mit Entwürfen, Rechnungserkennung, Messdienst-Abrechnung einlesen, Zähler-Foto lesen, Dokument-Klassifizierung, Abrechnungs-Prüfer, Wirtschaftsplan-Vorschlag, Meldungs-Assistent im Portal. Kein Guthaben, kein Aufpreis.
Ein Mieter ruft an, und niemand ist im Büro? Die KI erkennt ihn an der Nummer, legt das Ticket an und nimmt den Zählerstand entgegen. Kein Mitschnitt, keine Aufnahme.
Die App sagt, was heute dran ist – und rechnet vor, was möglich wäre
„Heute zu tun“ entsteht aus Fristen, Verträgen, Kautionen, Rechnungen, Zählern und Portal: dringend, bald, zur Kenntnis. Ein Klick öffnet den Reiter, in dem die Sache erledigt wird.
Rot, gelb, blau – dringend, bald, zur Kenntnis. Die Liste entsteht live aus Fristen, Verträgen, Kautionen, Rechnungen, Meldungen, Zählern, Portal und Verbrauchsinformation; niemand pflegt sie.
Erhöhung möglich – für jeden Vertrag über 15 Monate rechnet die App die Kappungsgrenze vor: Miete vor drei Jahren plus 20 % (15 % im angespannten Markt, je Objekt einstellbar), Vergleichsmiete aus dem Mietspiegel, Staffel oder Index. 318 € im Monat, die im Vorführbetrieb offen lagen.
Die Abrechnung, die den Einwand schon kennt
Jede Eingangsrechnung bekommt je Position die Kostenart, das Kennzeichen umlagefähig oder nicht und den Anteil nach § 35a für haushaltsnahe Dienstleistungen – der steht später auf der Abrechnung des Mieters, ohne dass jemand ihn heraussucht. Umgelegt wird nach Wohnfläche, Personen, Einheiten, Verbrauch, Miteigentumsanteil oder direkt, mit Zeitanteil bei Ein- und Auszug im Jahr; der Vormieter-Anteil wird ausgewiesen, Leerstand bleibt beim Vermieter. Abgezogen wird, was tatsächlich gezahlt wurde – wie der BGH es verlangt –, und die Abrechnung sagt selbst, welche Grundlage sie genommen hat.
Der ganze Weg von der Eingangsrechnung bis zur zugestellten Abrechnung, mit Heizkosten, § 35a und Fristen: Nebenkostenabrechnung im Einzelnen.
Die Heizkosten rechnet die App nach HeizkostenV selbst – Grund- und Verbrauchskosten, Warmwasser, CO₂-Aufteilung nach CO2KostAufG – oder übernimmt die Abrechnung des Messdienstes, per KI eingelesen. Bevor die Abrechnung an die Mieter geht, liest ein KI-Prüfer sie auf die typischen Fehler gegen. Der Abschluss ist die Zustellung ins Portal mit Nachweis; die Einwendungsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB läuft im Fristenwächter mit. Jeden Monat am 5. bekommt der Mieter seine Verbrauchsinformation von selbst.
Erfundene Verwaltung mit drei Mietern und einer leeren Wohnung – der Leerstand bleibt beim Vermieter, 2.005,67 € werden nicht verteilt.
Das Geld kommt herein, ohne dass jemand Kontoauszüge abhakt
Die Sollstellung läuft zum Monatsersten, anteilig bei Ein- und Auszug. Der Bankumsatz sucht sich seinen Mietvertrag selbst – über die IBAN. Was danach offen bleibt, steht im Mahnwesen, mit der nächsten Stufe daneben.
Zugeordnet, nicht geraten. Steht die IBAN im Mietvertrag, findet der Umsatz seinen Mieter allein – „Miete Lena Schäfer (auto)“. Fehlt sie, ordnet das Büro einmal zu. Umsätze kommen als CAMT.053-Datei aus dem Online-Banking oder automatisch von Qonto.
280 € offen – die App schlägt die Stufe vor. 580 € Miete, 300 € gezahlt: Der Rest steht als Rückstand, „noch nie gemahnt“, nächste Stufe Zahlungserinnerung. Mieter und Eigentümer in einer Liste, mit Mindestbetrag und Wartezeit je Verwaltung – beim Hausgeld legen sonst die anderen Eigentümer das Geld vor.
Nach Einheiten. Kein Grundpreis, keine Büroplätze.
Die Einheiten zählen sich selbst, das Abo zieht nach. Alle KI-Agenten sind enthalten. Je Hausmeister mit App 19 €, Facility-Management 59 € als Zusatz. Netto, monatlich kündbar.
| bis 20 Einheiten | 9 € / Monat |
| bis 100 Einheiten | 39 € / Monat |
| bis 300 Einheiten | 99 € / Monat |
| bis 700 Einheiten | 179 € / Monat |
| bis 1.500 Einheiten | 299 € / Monat |
| darüber je Einheit | 0,20 € / Monat |
Ein Beispiel: Eine Verwaltung mit 60 Einheiten und zwei eigenen Hausmeistern zahlt 39 € + 2 × 19 € = 77 € netto im Monat – egal, wie viele Leute im Büro mitarbeiten. 14 Tage Probezeit ohne Abbuchung, Zahlungsmittel wird beim Start hinterlegt. Alle Preise.
Eine Verwaltung lebt von dem, was sie belegen kann
- ✓Gebuchte Zahlungen, versendete Mahnungen, abgeschlossene Abrechnungen, unterschriebene Protokolle, eingereichte SEPA-Läufe und Zustellnachweise lassen sich nicht löschen – 24 Stunden Frist für Tippfehler, danach bleibt es.
- ✓Verträge, Abrechnungen, Beschlüsse und Belege sind nach 24 Stunden unlöschbar abgelegt. Ein ausgeführter Zahllauf ist unlöschbar.
- ✓Hausmeister sehen nur ihre Objekte, Tickets und Schlüssel – auch über die Schnittstelle, nicht nur in der Oberfläche. Ein Audit-Log über Verwaltung, FM und Hausmeister, exportierbar.
- ✓Mails an Mieter gehen im Namen der Verwaltung – aus deinem Postfach oder als „Firma via DailyWalker".
Sechs Dinge, die gegen diese Hausverwaltungssoftware sprechen
- —Kein Mietvertragsgenerator. Vorhandene Verträge werden abgelegt und ausgelesen; einen neuen Vertrag schreibst du in deinem Programm.
- —Keine doppelte Buchführung nach HGB, keine Bilanz, keine GuV. Der Steuerberater bekommt den DATEV-Buchungsstapel – die Bilanz macht er.
- —Keine Überweisung direkt aus der App. Lastschrift- und Zahlläufe entstehen als SEPA-Dateien, die du im Online-Banking hochlädst.
- —Keine Schnittstelle zu ImmoScout oder Immowelt; das Exposé gibt es als PDF. Der Mietspiegel-Wert wird je Objekt von Hand eingetragen.
- —Kein Zwei-Faktor-Login. Das Mieterportal ist nur auf Deutsch – die 13 Sprachen gibt es in der Hausmeister-Ansicht.
- —Kein Gesamtexport mit einem Klick. Beim Wechsel weg von DailyWalker bekommst du je Objekt ein ZIP mit CSV-Tabellen und allen Originaldokumenten – kein Format, das ein anderes Programm direkt einliest.
Wie das gegen andere Programme aussieht — und warum es für Hausverwaltungssoftware keinen Testsieger gibt: Hausverwaltungssoftware im Vergleich. Wer von Lexware Hausverwaltung oder WISO kommt, findet dort den direkten Gegenüber.
Häufige Fragen zur Hausverwaltungssoftware
Was ist eine Hausverwaltungssoftware?＋
Ein Programm, das die Arbeit einer Hausverwaltung abbildet: Objekte und Einheiten, Mietverträge und Eigentümer, Sollstellung und Zahlungen, Betriebskosten- und Jahresabrechnung, Mahnwesen, Dokumente, Fristen und die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern. DailyWalker ist eine Hausverwaltungssoftware für Miet- und WEG-Verwaltung in einer App, nach Einheiten bezahlt.
Eignet sich DailyWalker für WEG- und Mietverwaltung?＋
Ja, je Objekt einstellbar. Mietobjekte mit Verträgen, Sollstellung, Betriebskostenabrechnung; Eigentümergemeinschaften mit Miteigentumsanteilen, Hausgeld, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Versammlung, Beschlusssammlung und Online-Abstimmung.
Rechnet die Software die Heizkosten nach HeizkostenV?＋
Ja, auf zwei Wegen: eigene Berechnung mit Grund- und Verbrauchskosten 30/70 oder 50/50, Warmwasser, § 9a bei fehlender Erfassung und CO₂-Kostenaufteilung – oder die Abrechnung des Messdienstes (Techem, ista, Brunata) wird per KI eingelesen und übernommen.
Gibt es einen DATEV-Export?＋
Ja: Buchungsstapel als CSV je Objekt und Zeitraum, dazu ein Jahrespaket und Mandanten-Einstellungen. Die Buchhaltung nach HGB selbst – Bilanz, GuV – macht der Steuerberater, nicht die App.
Wie kommen die Daten aus meiner alten Software?＋
Per CSV- und Excel-Import mit Spaltenzuordnung – oder über die KI-Datenübernahme: Altunterlagen als ZIP hineinwerfen, die KI liest Verträge, Abrechnungen, Protokolle und Tabellen, ordnet zu und fragt nach, wo sie unsicher ist. Wie lange das dauert, hängt am Bestand; eine Zahl versprechen wir nicht.
Was kostet die Hausverwaltungssoftware?＋
Nach Einheiten, netto, monatlich: 9 € bis 20 Einheiten, 39 € bis 100, 99 € bis 300, 179 € bis 700, 299 € bis 1.500, darüber 0,20 € je Einheit. Kein Grundpreis, Büromitarbeiter unbegrenzt. Je Hausmeister mit App 19 €. Alle KI-Agenten sind enthalten. 14 Tage Probezeit, Zahlungsmittel beim Start, monatlich kündbar.
Zählen sich die Einheiten von selbst?＋
Ja. Das Abo zieht mit dem Bestand nach – wer von 95 auf 110 Einheiten wächst, rutscht in die nächste Stufe, ohne etwas umzustellen.
Komme ich mit meinen Daten wieder raus?＋
Je Objekt gibt es ein Übergabe-Paket als ZIP: Einheiten, Mietverträge mit Kontakten, Mieten und Kautionen, offene Posten zum Stichtag, Beschlusssammlung, Erhaltungsrücklage – als CSV –, dazu alle hochgeladenen Dokumente des Objekts als Originaldateien in Ordnern je Kategorie. Dazu DATEV-CSV und Ableselisten. Die Grenzen ehrlich: je Objekt, kein Gesamtexport mit einem Klick; erstellte Abrechnungs-PDFs sind nur im Paket, wenn sie am Objekt abgelegt wurden (einzeln ziehen geht immer); CSV und Originaldateien, kein Vollformat für den Import in ein anderes Programm.
Gibt es einen Testsieger für Hausverwaltungssoftware?＋
Nein. Stiftung Warentest hat Hausverwaltungssoftware nie geprüft – die Suche danach auf test.de lief am 24. September 2026 ins Leere. Was bei „Testsieger" oben steht, sind Vergleichsportale mit eigenen Listen. Welche fünf Fragen stattdessen weiterhelfen und wer am Markt für welche Verwaltung gemacht ist, steht auf unserer Vergleichsseite.
Gibt es ein Portal für Mieter und Eigentümer?＋
Ja, auf loyali.de, per Einladung: Dokumente, Abrechnungen mit Belegeinsicht, Zahlungen, Zählerstand und Schäden mit Foto melden, Kündigung digital, SEPA-Mandat online, WEG-Abstimmung. Ohne eigenen Chat und nur auf Deutsch.
Erstes Objekt anlegen – oder die Altunterlagen hineinwerfen.
14 Tage ohne Abbuchung, Zahlungsmittel wird beim Start hinterlegt. Danach ab 9 € netto im Monat nach Einheiten, monatlich kündbar.
Server in Deutschland · Kündbar zum Monatsende · Hausmeister und Facility-Management als Zusatz