Rechnung schreiben: Pflichtangaben, GoBD & E-Rechnung
Eine Rechnung ist schnell geschrieben – aber fehlt eine Pflichtangabe, darf dein Kunde den Vorsteuerabzug verlieren und die Rechnung zurückweisen. Dieser Ratgeber zeigt dir, welche Angaben eine Rechnung zwingend braucht, was für Kleinunternehmer gilt und was GoBD und E-Rechnung für dich bedeuten.
Die Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 UStG)
Eine ordnungsgemäße Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Ware oder Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Entgelt (netto), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Bei Rechnungen bis 250 € (brutto) reichen weniger Angaben: Name/Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge/Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Rechnungsnummer und Empfängeranschrift sind hier nicht zwingend.
Sonderfall Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Dafür muss ein Hinweis auf die Rechnung, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Alle anderen Pflichtangaben gelten trotzdem – auch die Steuernummer.
Was heißt GoBD?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) verlangen, dass Rechnungen nachvollziehbar, vollständig, unveränderbar und geordnet sind. Für dich heißt das konkret:
- Rechnungsnummern fortlaufend und lückenlos vergeben
- Ausgestellte Rechnungen nicht nachträglich in Word/Excel verändern – Korrekturen laufen über Storno/Gutschrift
- Belege revisionssicher aufbewahren
Word- und Excel-Rechnungen sind deshalb heikel: Sie lassen sich unbemerkt ändern – das ist nicht GoBD-konform.
E-Rechnung: Was ab 2025 gilt
Im B2B-Bereich müssen Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung), keine einfache PDF. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen. Wer heute schon ZUGFeRD erzeugt, ist auf der sicheren Seite.
Checkliste: häufige Fehler
- Fehlende oder doppelte Rechnungsnummer
- Kein Leistungsdatum angegeben
- Steuernummer/USt-IdNr. vergessen
- Kleinunternehmer-Hinweis fehlt
- Rechnung nachträglich im Dokument geändert statt storniert
Rechnungen mit Software statt Word
Ein Rechnungsprogramm nimmt dir die Pflichtangaben, die fortlaufende Nummerierung und die GoBD-Sicherheit ab. Mit Kontor, dem Rechnungsprogramm von DailyWalker, schreibst du Rechnungen inklusive E-Rechnung (ZUGFeRD), Mahnwesen und Steuerberater-Export – ohne dass eine Pflichtangabe fehlt. Wie du Ausgaben und Belege dazu GoBD-konform führst, hängt eng damit zusammen.
Kontor erstellt Rechnungen GoBD-konform inklusive E-Rechnung, fortlaufenden Nummern und Mahnwesen – in Minuten.
Häufige Fragen
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag (§ 14 UStG).
Was gilt für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus. Auf der Rechnung muss stattdessen ein Hinweis stehen, z. B. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet". Eine Steuernummer ist trotzdem anzugeben.
Was bedeutet GoBD bei Rechnungen?
Die GoBD verlangen, dass Rechnungen nachvollziehbar, vollständig, unveränderbar und geordnet aufbewahrt werden. Rechnungsnummern müssen fortlaufend und lückenlos sein; nachträgliche Änderungen in Word oder Excel sind nicht GoBD-konform.
Ist die E-Rechnung Pflicht?
Im B2B-Bereich müssen Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung), keine einfache PDF.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Die Frist für Buchungsbelege wurde 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt.